Egy, az OTP Group számára már elfogadott és bevezetett brand stratégia alapján kellett életre keltenünk a csoport vállalati kommunikációs működését, ami addig a gyakorlatban nem működött – a régió kilenc országában. Az OTP által az elmúlt másfél évtizedben felvásárolt külföldi bankok egy részének volt csak tapasztalata külhoni tulajdonossal / központtal működő hálózatban dolgozni, és ezek a típusú gyakorlatok is erősen eltértek attól, ahogyan az OTP kívánta alakítani a sajátját. A csoportidentitás nagyon korlátozottan volt jelen az egyes országokban – a munkatársak nagy része továbbra is a helyi operáció üzleti és legfeljebb kommunikációs céljait ismerte és követte a mindennapok során. Nem volt egységes csoportélmény, vagy azonosulás a csoportmárkával. A mindennapi csoportszintű kommunikációs együttműködés pedig nagyrészt szokásjog alapú volt és sokszor személyes ismeretségekre épült.
Olyan megoldást kellett kidolgoznunk, aminek során nem csak bevezetünk egy Budapesten összeszerelt nemzetközi vállalati kommunikációs keretrendszert az összes piacon, hanem létrehozunk valami olyat, amit ténylegesen magukénak éreznek, és ezért motiváltan működtetnek is az abban részt vevők minden országban. A megoldást az országok intenzív bevonása jelentette a legelső pillanattól. A másik fontos előnyünk a londoni FleishmanHillard iroda támogatása volt: harminc év nemzetközi pénzpiaci tapasztalatával rendelkező szenior partner szállt be a csapatunkba, aki már több ilyen rendszert épített fel.
A projektet vezetői interjúkkal kezdtük: minden ország banki vezetőjével, majd az OTP Bank központi üzletágvezetőivel, végül pedig az egyes leánybankok kommunikációs vezetőivel interjúztunk a projekttel kapcsolatos elvárásaikról, az ahhoz kapcsolódó saját javaslataikról, tanácsaikról. Az interjúkból rengeteg hasznos információt szereztünk, amelyek helyenként jelentősen módosították a projekt súlypontjait, tartalmát. Például így egészítettük ki a célcsoportok és földrajzi célterületek körét a régión kívüli nyugat-európai és tengerentúli elemekkel.
A buy-in-t követően egy több hónap alatt előkészített, intenzív kétnapos, személyes workshop-sorozattal építettük fel az összes érintett kommunikációs csapattal együttműködve, az ő ötleteikből és preferenciáik mentén a már meglévő csoportértékekből kiindulva az OTP Csoport vállalati kommunikációs narratíváját, témapilléreit és fő üzeneteit, valamint az ebből következő lehetséges csoportszintű kezdeményezéseket. A következő hónapokban több egyeztetési körben véglegesítettük ezek közül a legfontosabb témákat, amelyek a következő években a csoportkommunikáció fókuszában állnak majd a régión belül és azon túl egyaránt.
A tartalmi készlet mellett a rendszerről sem feledkeztünk meg: a kommunikációs vezetőkkel több körben egyeztetve egy hatékonyan működtethető, rugalmas, szintezett kommunikációs rendszert dolgoztunk ki. Ebben a rendszerben az egyes leánybankok részt vesznek a csoportszintű kommunikáció tervezésében, oda menet közben is be tudják szállítani ötleteiket, javaslataikat akár csoportszintű, akár néhány ország részvételével kivihető kommunikációs kampányokra. E közben tiszta szabályok szerint zajlik a központi tartalmak csoportszintű felhasználása, elegendő mozgástérrel azok lokalizációjára azok helyi röpképességének biztosítására. Egységesítettük a tervezési, nyomon követési és jelentési folyamatokat és megjelöltük a rendszer működtetéséhez szükséges erőforrásigényeket.
Az elkészült rendszertervet mind az OTP Bank kommunikációs vezetői testülete, mind a bank irányító testülete elfogadta és azt bevezették a csoportszintű vállalati kommunikációs működés felállítására. A folyamatban végig részt vevő leánybankok kommunikációs vezetői pozitív visszajelzéseket adtak a folyamatról és annak eredményéről. A rendszer elindult és annak elemeinek bevezetése folyamatos. Bár a helyi üzleti tervek teljesítésének elsőbbsége képes az ehhez szükséges erőforrásokat elszipkázni, a közös eredménynek tekintett tartalmi és rendszerelemek kialakításában végzett intenzív és inspiráló közös munka végérvényesen elindította azt a folyamatot, ami az OTP Csoportot egy igazi közösséggé tudja formálni a következő években.
